Como se organiza la informacion de un directorio

3 formas de organizar los datos

Para complicar aún más la cuestión del almacenamiento, muchas empresas necesitan compartir documentos entre sus empleados.  Dentro de una oficina, esto se suele conseguir utilizando un servidor de archivos o un dispositivo de almacenamiento conectado a la red (NAS).
Independientemente de dónde se almacenen los documentos, es importante mantenerlos organizados y actualizados. El objetivo de la gestión de archivos electrónicos es garantizar que se pueda encontrar lo que se busca, aunque sea años después de su creación.
La mayoría de los empresarios se han visto alguna vez en la embarazosa situación de que les llame un cliente y no puedan localizar rápidamente la factura correspondiente u otros documentos importantes del cliente. También es molesto tener que buscar a final de año los documentos de la contabilidad de la empresa para el contable o, peor aún, para el fisco.
La organización adecuada de los documentos digitales es especialmente importante en un entorno compartido: si uno de tus empleados se ausenta (temporal o permanentemente) deberías poder localizar fácilmente cualquier documento creado o gestionado por esa persona.

Plantilla de la estructura de carpetas de la empresa

“¿Y ahora dónde he guardado ese archivo…?”    Es un pensamiento que todos hemos tenido, normalmente seguido de minutos, si no horas, de frustración buscando en archivos y carpetas tratando de encontrar el documento que buscas.
Imagine que entra en una tienda de alimentación. Ahora imagina que no hay secciones, ni pasillos, ni organización. Hay manzanas junto a la salsa para pasta, pizza congelada frente a los cereales, y tú sólo intentas comprar pan y leche… ¡un caos!
Al igual que las secciones y los pasillos de una tienda de comestibles, una estructura eficaz de archivos y carpetas te ayuda a mantener tus documentos organizados, para que no pierdas constantemente el tiempo buscando algo cuando lo necesitas. Esto no sólo reduce la frustración, sino que también aumenta tu productividad y eficiencia.
Las estructuras de carpetas más eficaces son fáciles de usar, para que todos puedan encontrar intuitivamente los archivos que buscan. Si es demasiado complicada, se convertirá en una tarea de organización, y nadie querrá hacerlo.
Ten en cuenta que una buena estructura de archivos debe funcionar para todos los miembros de tu organización, no sólo para ti. Es posible que otras personas no busquen un archivo de la misma manera que tú, y no querrás frustrar a todos los demás miembros de tu empresa.

Mejores prácticas de estructura de carpetas

Una vez que creas, reúnes o empiezas a manipular datos y archivos, éstos pueden desorganizarse rápidamente. Para ahorrar tiempo y evitar errores en el futuro, usted y sus colegas deben decidir cómo van a nombrar y estructurar los archivos y carpetas. Incluir documentación (o “metadatos”) te permitirá añadir contexto a tus datos para que tú y los demás podáis entenderlos a corto, medio y largo plazo.
Elegir una forma lógica y coherente de nombrar y organizar tus archivos te permite a ti y a los demás localizarlos y utilizarlos fácilmente. Lo ideal es que el mejor momento para pensar en cómo nombrar y estructurar los documentos y directorios que creas sea al inicio de un proyecto.
Acordar una convención de nomenclatura te ayudará a mantener la coherencia, lo que facilitará la búsqueda e identificación correcta de tus archivos y evitará problemas de control de versiones cuando trabajes con ellos en colaboración. Organizar tus archivos con cuidado te ahorrará tiempo y frustración, ya que te ayudará a ti y a tus compañeros a encontrar lo que necesitas cuando lo necesitas.
Tanto si trabajas en un ordenador independiente como si lo haces en una unidad de red, la necesidad de establecer un sistema que te permita acceder a tus archivos, evitar la duplicación y garantizar que se pueda hacer una copia de seguridad de tus datos, requiere un poco de planificación. Un buen punto de partida es desarrollar una estructura lógica de carpetas. Los siguientes consejos deberían ayudarte a desarrollar dicho sistema:

Ejemplos de estructura de carpetas

Para complicar aún más la cuestión del almacenamiento, muchas empresas necesitan compartir documentos entre sus empleados.  Dentro de una oficina, esto se suele conseguir utilizando un servidor de archivos o un dispositivo de almacenamiento conectado a la red (NAS).
Independientemente de dónde se almacenen los documentos, es importante mantenerlos organizados y actualizados. El objetivo de la gestión de archivos electrónicos es garantizar que se pueda encontrar lo que se busca, aunque sea años después de su creación.
La mayoría de los empresarios se han visto alguna vez en la embarazosa situación de que les llame un cliente y no puedan localizar rápidamente la factura correspondiente u otros documentos importantes del cliente. También es molesto tener que buscar a final de año los documentos de la contabilidad de la empresa para el contable o, peor aún, para el fisco.
La organización adecuada de los documentos digitales es especialmente importante en un entorno compartido: si uno de tus empleados se ausenta (temporal o permanentemente) deberías poder localizar fácilmente cualquier documento creado o gestionado por esa persona.

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